طراحی اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع­ آوری­، ذخیره و توزیع مستندات، پیام­ های الکترونیک و سایر فرم­ های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه­ های کاری و سازمان ­ها بر عهده دارد. بخش­ هایی از این سیستم ­ها عموما شامل نرم­ افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است

اتوماسیون اداری شامل چه بخش ­هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از ماژول ­های مختلفی تشکیل شده است که هر کدام بخش­ هایی از فرایندهای یک سازمان را دربرمی­گیرند

دبیرخانه

این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستم ­هاست. به وسیله این سیستم­ ها سند کاغذی به وسیله اسکنر، اسکن شده و به صورت الکترونیک وارد کارتابل الکترونیک کارمند مورد نظر می ­شود، شخص پس از ورود به کارتابل خود پس از بررسی نامه آن را پاراف کرده و در صورت نیاز آن را به کارتابل کارمند دیگری ارجاع می ­دهد و یا آن را به بایگانی (آرشیو) ارسال می­کند

فرم­ساز در اتوماسیون اداری

اغلب فعالیت­ های اداری سازمان ­ها در قالب فرم انجام می ­شود. این بخش از سیستم اتوماسیون اداری امکان ردیابی فرم ­ها، تهیه و تنظیم آن­ ها و دریافت فرم ­های تکمیل شده را فراهم می­کند

زمان­بندی و مدیریت جلسات

یکی از ماژول­ های اتوماسیون اداری جهت تنظیم جلسات و ملاقات ­ها می­ باشد

بایگانی

این بخش از سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر نگهداری پرونده ­ها و اسناد، امکان جستجوی مدارک مورد نظر در زمان کوتاه را نیز می­دهد

ارتباطات برون سازمانی 

با توجه به ارتباطات بین سازمان­ ها، در سیستم­ های اتوماسیون اداری ماژولی طراحی می­شود که تمام فعالیت ­های بین سازمانی بدون رفت­ و آمد و صرف وقت انجام شوند. هم­چنین ارباب رجوع قادر است از طریق این ماژول، فعالیت­ های اداری خود را دنبال کند

کارتابل آفلاین

عدم دسترسی به اینترنت نباید مانع فعالیت­ های سازمانی شود. کارتابل آفلاین با هدف امکان دسترسی به برنامه­ های شخصی و اسناد مورد نیاز افراد را قادر می ­سازد تا در هر مکان برنامه­ های خود را مرور کنند

مزایای استفاده ازسیستم اتوماسیون اداری

حذف قابل ملاحظه­ا ی از مکاتبات کاغذی در سازمان
استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرایندهای اداری
ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر و ایمنی بالاتر 
به حداقل رسیدن اشتباه، توقف و بیهوده­ کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
مدیریت و نظارت دقیق بر عملیات کارکنان
ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
پیگیری نامه ­ها از طریق تلفن و یا اینترنت در راستای تکریم ارباب رجوع

با توجه به مزایای سیستم اتوماسیون اداری، بررسی­ های انجام شده در اغلب شرکت ­ها نشان می ­دهد که با توجه به نیاز و استانداردهای هر سازمان، سیستم اتوماسیون تحت وب جهت تسهیل در مدیریت و دسترسی به مکاتبات موجب پیشرفت چندین برابری سازمان­ ها شده است